Wszystkie podmioty gospodarcze, które prowadzą pełne księgi rachunkowe, podlegają ustawie o rachunkowości, która nakłada nich ustawowy obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych. To jedno z najważniejszych narzędzi spisu do monitorowania zapasów i majątku firmy w sposób rzetelny i protokołowany.
Jaki jest cel inwentaryzacji?
Inwentaryzacja środków trwałych pozwala na ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych przedsiębiorstwa. Pomimo, że ustawa nie narzuca formy protokołowania spisu aktywów dobrą praktyką jest stosowanie takich elementów, jak symbol i nazwa inwentaryzowanego środka trwałego.
Dzięki inwentaryzacji można na bieżąco weryfikować nie tylko zapas i majątek, ale też oceniać jego przydatność do dalszego prowadzenia działalności.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?Najczęstszą praktyką jest przeprowadzanie inwentaryzacji ostatniego dnia każdego roku obrotowego
Nie jest to jednak sztywny termin, bowiem ustawa daje możliwość wybór innego terminu. Ważne jest jednak, aby inwentaryzacja środków trwałych odbyła się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15 dnia następnego roku.
W kwestii inwentaryzacji są również pewne ułatwienia: np. w przypadku nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie jest możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji raz na cztery lata.
Sposoby inwentaryzacji środków trwałych
Istnieją trzy zasadnicze metody przeprowadzania inwentaryzacji. Pierwszy i najpopularniejszy to spis z natury. Używa się go do składników mierzalnych, policzalnych i polega na ich dokładnym przeliczeniu. Są to głównie maszyny, urządzenia, flota samochodowa. Drugim sposobem inwentaryzacji środków trwałych jest potwierdzenie sald. Metoda ta polega na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych pasywów i aktywów między kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami. Ta metoda stosowana jest wyłącznie tam, gdzie środki trwałe znajdują się na terenie innej firmy czy u innych osób.
Wreszcie trzeci sposób: weryfikacja stanu ewidencyjnego. Tej metody używa się, gdy dostęp do środków trwałych jest z jakiegoś powodu utrudniony (np. są to grunty lub prawa do budynków). Sposób ten opiera się na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych.